작업 관리 팁 전문가 직선
매일 매일 할 일이 많고 목록 이 꽉 찼습니다. 어떻게 1, 2, 3 번째로해야 할지를 어떻게 알 수 있습니까?
꽤 많은 사람들이 할 일이 너무 많고 너무 적은 시간을 보내는 것처럼 느낍니다. 그 압도적 인 느낌은 흔히 겉으로보기에는 모든 일에 우선 순위를 매길 수 없기 때문입니다. 해야 할 일 목록이 길어질수록 시간이 갈수록 길어지고 어디서부터 시작해야할지 모를 경우에는 작업을 식별하고 평가하며 우선 순위를 매기는 방법이 있습니다.
1. 목록 만들기
의무의 순서대로 중요성을 분류하기 전에, 당신이 필요로하거나 달성하고자하는 모든 것에 대한 포괄적 인 목록을 작성하는 시간을 가져야합니다. 다양한 유형의 작업을 위해 목록을 섹션으로 나눕니다. 이러한 범주에는 다음이 포함될 수 있습니다.
일일 또는 주간 작업
이들은 개인 ( 식사 계획 및 식료품 쇼핑 ) 또는 업무 관련 (주간 팀 회의) 일 수있는 일상적인 "할 일"입니다. 이미 일상적인 일을 수행한다면 이러한 작업을 잘 알고있을 것입니다. 그렇지 않다면, 이것은 좋은 시간을 창조하는 것입니다. 포함시키는 내용은 다양 할 수 있습니다. 전자 메일을 확인하거나 식료품을 사려고 생각 나지 않아도되지만, 특정 시간이나 특정 요일에 특정 작업을 수행하도록 구조화 된 미리 알림을 사용하는 사람들도 있습니다.
마감일이있는 작업
이것들은 분명히 특정 날짜까지 완료되어야하며 사전에 준비해야합니다. 예를 들어, 3 주 안에 제출할 학용품이나 앞으로 6 개월 동안 계획 할 학업 서류가 될 수 있습니다.
프로젝트라고도하는 이러한 종류의 작업은 나중에 작은 구성 요소로 나눌 수 있습니다. 예를 들어 "서적 쓰기"는 관련 서적 읽기, 노트 구성, 개요 작성, 초안 작성 등으로 나눌 수 있습니다 에.
되풀이 작업
이것들은 일일 또는 주간 빈도에서 발생하지 않지만 일회성 프로젝트가 아닙니다.
반복되는 업무에는 치과 진료 약속 또는 분기 별 세금이 포함될 수 있습니다.
자기 동기 부여, 필요한 작업
이들은해야 할 일을 알고 있지만 누구도 당신을 만들지 못할 작업이나 프로젝트입니다. 그들은 거의 시간 제약이 있습니다. 중소기업 웹 사이트를 개선하거나 새로운 일차 진료 제공자를 찾으십시오.
자기 동기 부여, 필요하지 않은 작업
이들은 더 즐거운 활동이지만 그럼에도 불구하고 다른, 더 분명히 필요한 작업들이 그들을 몰아 내듯이 길가에 떨어지는 경향이 있습니다. 기쁨을 위해 독서를 생각하거나 취미를 생각하십시오.
언젠가는 할 일
이러한 작업은해야 할 일 목록의 맨 아래 나 마음의 뒤쪽에 달려 있지만 일반적으로 곧 완료 될 필요는 없습니다. 예 : 라디에이터를 페인트합니다.
2. 귀하의 목록 구성
모든 것을 나열한 후에는 먼저 수행 할 작업을 파악하고 일정을 정리할 수 있습니다. (종이, 플래너 , 앱, 온라인 캘린더 또는 다른 방식으로 물리적으로 어떻게하는지 - 당신이 사용하는 방법과 사용하는 방법을 선택하는 것보다 덜 중요합니다.) 다음은 몇 가지 기준입니다 에 대해 생각하는 것:
긴급 또는 중요
모든 작업은 네 가지 범주 중 하나로 분류 할 수 있습니다. 가능한 한 빨리, 긴급하고 중요한 작업을 먼저 수행해야합니다. 가능하면 긴급하지만 중요하지 않은 작업을 위임 할 수 있지만, 그렇지 않은 경우 일정에 충분한 유연성과 추가 시간이 있어야 팝업 할 수 있습니다. 중요하지만 긴급하지 않은 과제는 사전 계획을 세워 긴급하게되지 않도록해야합니다. 중요하거나 긴급하지 않은 작업은 잠재적으로 제거 될 수 있습니다. 그러나 즐기는 경우 일정에 맞게 작업해야하므로 더 까다로운 의무로 혼잡하지 않습니다.
가치 평가
여러 가지 방법으로 작업의 가치를 판단 할 수 있습니다. 하나는 다른 사람들이 영향을 받았는지, 그리고 그 사람들이 당신에게 얼마나 중요한지와 같은 것입니다. (당신의 상사의 승인과 당신에게 의존하는 아이들의 복지는 당신이 동의 한 일군의 낯선 사람들의 의견보다 더 중요합니다 만남에 참여할 수 있습니다.) 장기적으로 성과가 좋다고 보거나 높은 보람을 얻는 일에 높은 가치를 부여 할 수도 있습니다.
작업 우선 순위에 대해 읽었을 때 80-20 규칙 또는 파레토 원리 (Pareto Principle)를 사용하면 효과의 80 %가 원인의 20 %에서 나옵니다. 이것은 당신에게 사실 일 수도 있고 아닐 수도 있지만, 실제로 시간을 보내고있는 것과 당신의 노력 중 어느 것이 효과가 있는지를 확인하는 좋은 알림입니다.
타이밍 및 유연성
작동 스케줄은 변경을 허용하고 시간 제한을 인식합니다. 우선 순위를 정하고 계획을 세우는 순간 현실적입니다. 의심 스러울 때, 주어진 일이 걸릴 시간을 과대 평가하십시오.
두 가지 작업이 동시에 예정된 경우 시작하는 방법을 선택하는 것이 가장 잘하는 방법에 따라 다릅니다. 어떤 사람들은 더 복잡한 작업에 집중하기 위해 간단한 작업을 방해하기를 선호합니다. 다른 사람들은 더 열심히 작업을 시작하면 안심할 것이며, 계속 진행하기 전에 그 중 일부 또는 전부를 끝내게됩니다. 그런 식으로 작업하는 것이 생산성을 향상시키지 않는 한 다음 작업으로 넘어 가기 전에 하나의 작업 또는 프로젝트를 처음부터 끝까지 수행 할 필요가 없다는 것을 기억하십시오.
하루해야 할 작업을 최대 3 개로 제한하십시오. 그 날에는 일상적이거나 덜 중요하거나 긴급한 소규모 작업도 포함될 수 있지만 주요 작업을 수행하면 스트레스와 실망을 초래할 수 있습니다.
우선 순위가 바뀔 수 있음을 기억하십시오. 상사가 당신에게 지금해야 할 일이 있다면, 이전 우선 순위는 아마 두 번째로 낮아질 것입니다. 유연성을 고려하여 일정에 더 많은 시간을 투자해야하는 이유가 있습니다.
3. 배치 작업
작업 일괄 처리는 잔소리가 많은 일들을 처리 할 수있는 가장 효과적이고 효율적인 방법 중 하나입니다. 일괄 처리는 단순히 다른 유형으로 전환하기 전에 동일한 유형의 작업을 반복해서 수행한다는 것을 의미합니다. 첫 번째 단계는 반복해서 수행하는 작업을 식별 한 다음 따라야 할 간단한 워크 플로를 설정하는 것입니다. 그런 다음 해당 워크 플로를 사용하여 해당 작업을 동시에 수행하십시오.
일괄 처리를 수행하려면 효율 및 생산성을 향상시키기 위해 유사한 자원을 "일괄 처리"로 필요로하는 유사한 작업을 완료해야합니다. 다음은 몇 가지 예입니다.
- 동시에 모든 청구서를 지불하십시오.
- 일주일에 한 번 메일을 모두 열어서 매일 쌓아 두지 않고 결코 행동하지 마세요.
일괄 처리를 사용하면 같은 작업을 계속 반복하는 그루브에 들어갈 수 있으므로 지침을 이해하거나 다음에해야 할 일을 낭비 할 필요가 없습니다.
4. 작업 제거
모든 작업을 나열하고 가장 중요한 작업부터 가장 적은 작업으로 정렬하면 목록의 맨 아래에 어떤 작업이 있는지 명확 해집니다. 이것들은 때로는 다른 사람에게 위임 될 수 있지만, 가능하지 않다면, 그 사람을 위해 시간을 예약할지 아니면 제거 할지를 결정해야합니다.
목록 상에 할 일이 없거나 할 필요가없는 일을 할 수도 있지만, 어느 시점에 추가 할 것을 강요당했습니다 (체육관에 가서 서점 클럽에 참석하십시오). 이것은 완전히 제거 될 수 있습니다.
마지막으로, 단순히 할 일이 너무 많을 수 있습니다 - 모든 일을 다 해낼 수없는 경우 작업 부하를 평가하여 우선 순위를 정할 때 더 많은 연습이 필요한지 또는 더 이상 다른 사람에게 말하지 않아도되는지 여부를 결정하십시오 특정 작업.