5 단계로 메일을 관리하는 방법

메일을 시각적으로 정리할 수없고, 파일을 저장하거나 삭제하기 위해 모든 문서를 읽고 터치해야하기 때문에 메일을 관리하는 방법을 배우는 것은 놀랄만큼 어려운 구성 작업입니다. 견실 한 관리를위한 가장 좋은 방법은 집으로 들어오는 종이의 양을 줄이는 것입니다. 네 단계에서 메일을 관리하는 방법에 대해 읽어보십시오.

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  정크 덤프

  유입되는 정크 메일을 중단하여받는 메일의 양을 줄입니다.

  내가 잃어버린다면, J Crew 카탈로그가 나를 먼저 찾을 것입니다. 정크 메일의 양을 줄이면 메일 관리에 소요되는 시간이 단축됩니다. 적은 메일 = 적은 시간.

  보너스 : 환경에 좋습니다.

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  일정 잡기

  대부분의 사람들은 일을 마친 후 문을 걸어 서 우편을 통해 분류하고 종종 코트를 벗어 던지거나 저녁을 먹는 것에 관심을 돌리기 위해 중간에 들릅니다. 이 작업에 시간과주의를 기울일 때까지 메일 관리에 대한 충고에 저항하십시오.

  원인:

  1. 문 앞에 오르면, 그 시간에 우편물을 관리 할 준비가되지 않았을 가능성이 있습니다. 각 부분을 사용하거나 폐기하는 방법을 결정하려면 올바른 도구 (아래)와주의가 필요합니다.
  2. 당신이 가지고 있지 않다면 종이 한 번 이상을 만지지 마십시오. 이것이 종이 관리가 너무 힘들게 만드는 이유입니다. 매번 읽어야합니다! 관리하고 폐기 할 준비가 될 때까지 기다립니다.

  메일을 정리하려면 매일 또는 일주일에 한 번 시간을 예약하십시오.

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  도구들

  우편물을 버리거나, 재활용하거나, 응답 할 수있는 적절한 도구를 갖추십시오.

  공상적인 것은 아니지만 다음과 같은 사항을 준비하십시오.

  1. 분쇄기 - 이름과 주소 이외의 정보를 식별하는 정보는 즉시 분쇄해야합니다.
  2. 재활용 빈 - 대부분의 우편물은 즉시 재활용 될 수 있습니다 (쿠폰, 전단지, 공지 사항을 생각하십시오).
  3. 서류 정리 시스템 및 달력 - 우편물은 즉시 또는 미래에 조치를 취해야합니다.

  "손에있다"라는 말 은 실제로 손에 있음 을 의미합니다. 분쇄기와 휴지통을 별도의 방에 두지 마십시오. 나는 재활용 쓰레기통과 분쇄기를 통해 우편물을 관리 한 다음, 조치를 취해야하는 우편물을 내 책상으로 가져 와서 내 캘린더와 데스크탑 파일 시스템을 설치했습니다. 별도의 책상 상단 파일 상자는 물론 우편 조직을위한 보관 파일 캐비닛을 권장합니다.

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  시스템 구축

  모든 메일에는 3 가지 '종료 게임'이 있습니다.

  1. 액션 - 메일을 통해 곧바로 조치를 취해야합니다. 이러한 종류의 메일은 아카이브 / 참조, 응답, 작업 등과 같은 추가 카테고리로 분류됩니다.
  2. 재활용 - 귀하에게 가치가없고 귀하의 이름을 넘어서는 식별 정보가없는 정크 메일.
  3. 분쇄기 - 귀하의 이름과 주소를 넘어선 식별 정보가있는 우편물. 여기에는 사회 보장 번호, 생년월일, 신용 카드 정보 등이 포함됩니다. 재활용이나 파쇄가 필요한지 확실하지 않은 경우? 신분 도용에 대해 자세히 읽고 신원 도용에 대해 자세히 알아보십시오. 신원 도용으로부터 자신을 보호하는 방법.

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  견디어 내다

  이것을 유지하는 몇 가지 방법 :

  • 모든 블랙 프라이데이 (추수 감사절 이후)는 다른 사람들이 쇼핑을하지 않는 동안, 나는 더 이상 받고 싶지 않은 카탈로그를 모두 모아서 취소하도록 요청합니다.
  • Weekly Organisation Routine 을 따라 주간 단위로 메일을 관리하십시오.
  • 매일 메일을 관리하는 방법에 대해 자세히 읽을 수 있습니다.