문서 보관 기간 및 파쇄 대상에 대한 빠른 점검 목록
종이는 고통이며, 가정용 파일 시스템을 관리하는 것은 어려울 수 있습니다. 그러나 필요할 때 알 수 없으므로 실제로 걸어야하는 문서가 있습니다. 여기에 문서를 보관할 기간과 완료 시점에 대한 뇌관이 있습니다. 이것은 실행 가능한 주택 신고 시스템을 만들고 유지 관리하는 데 필요한 빠른 참조 가이드 역할을합니다.
먼저,받는 종이의 양을 줄이는 것에 대해 생각해보십시오. 그러면 파쇄하거나 덜 줄여야 할 것입니다.
이것은 정크 메일을 없애고, 전자 청구서에 서명하고, 전단지를받지 않거나, 사용하지 않을 쿠폰 또는 실제로는 알지 못했을 때 매달릴 필요가있는 것처럼 느낄 수있는 다른 임시 직원을 의미합니다.
종이 흩어지면서 정말로 혼란 스러우면, 그 자리에 앉아있는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 전문가에게 손을 내밀어 프로세스를 안내 할 수 있습니다.
두 번째 단계는 적절한 메일 관리 시스템 을 갖추 었는지 확인하는 것입니다. 당신이 들어오는 우편물을보다 효율적으로 처리할수록, 큰 파일링 / 파쇄 / 재활용 세션을해야하는 횟수가 줄어 듭니다.
전자 신고 시스템 설정
전자 서류 정리 시스템을 설치하여 서류 정리를 없애면 공간을 절약하고 종이를 혼란스럽게 할 수 있습니다. 그것은 승리입니다. 요즘 전자 파일 시스템은 많은 의미가 있습니다. 시작하려면 스캐너와 파일을 저장할 위치, 컴퓨터 또는 클라우드의 폴더 시스템 및 외장 하드 드라이브가 필요합니다.
다양한 유형의 문서 (예 : 가구, 세금, 자동차, 출생 증명서 등)에 대한 일반 폴더 설정 전자 파일링 시스템을 검색 할 수 있으므로 문서를 저장할 때 정밀도가 높아질 필요가 없습니다.
그런 다음 각 문서를 스캔하고 내용에 따라 폴더에 저장하십시오.
중요 문서의 사본 보관
매우 중요한 서류의 경우 전문가가 사본을 보관하는 것이 좋습니다.
즉, 하나의 복사본을 클라우드 저장소에 보관하고 다른 사본을 하드 드라이브에 보관할 수 있습니다. 또한 전자 사본에 사본 한 부, 내화 금고에 사본 한 부를 보관할 수도 있습니다.
이 문서를 영원히 저장하십시오.
이러한 문서는 영원히 보관해야합니다.
Academic Records (Academic Records) - 장래에 직장을 신청할 때 사용할 수있는 졸업장, 성적 증명서 및 포트폴리오 작업.
입양 서류
세례 증명서
출생 증명서
사망 진단서 - 세금 목적으로 필요할 수 있습니다.
운전 면허증
고용 기록 - 모든 조항, 계약, 징계 파일 및 성과 검토.
결혼 증명서
의료 기록
군사 기록
여권
은퇴 연금 기록
사회 보장 카드
유언
더 짧은 기간 동안 저장
이 문서는 매월 또는 매주처럼 자주 만질 수 있습니다.
은행 잔고 증명서 - 1 개월
청구서 - 세금 또는 보증과 관련하여 1 년 동안, 다른 모든 청구서는 지급되는대로 즉시 파쇄해야합니다.
신용 카드 청구서 - 돈을 내면 즉시 파쇄됩니다.
주택 개선 영수증 - 집이 팔릴 때까지 지키십시오.
투자 기록 - 귀하가 계좌를 폐쇄하거나 증권을 매매 한 지 7 년 후.
임대 - 이사를 나서 집주인으로부터 보증금을 돌려받을 때까지 계속 보관하십시오.
월급 / 급여 명세서 - W-2를받을 때까지 1 년
판매 영수증 - 보증 기간 동안 보관하십시오. 분명히 이것은 가전 제품 및 전자 제품과 같은 주요 구매에만 적용됩니다. 나는 일반적으로 식료품과 의류와 같은 물건에 대한 영수증을 보관합니다. 단, 반환을 위해 영수증을 필요로하지는 않을 것입니다.
세금 서류 - 귀하의 서류 및 W-2와 영수증과 같은 모든 동반 서류를 포함하여 7 년.
차량 기록 - 보트, 자동차 또는 오토바이가 판매 될 때까지 보관하십시오.
문서를 없애는 방법
문서를 파쇄하는 것은 신분 도용으로부터 자신을 보호하는 주요 방법입니다. (신분 도용으로부터 자신을 보호하는 방법에 대한 보안 전문가 Jay Foley와의 인터뷰 참조). 파쇄 할 것이 무엇인지 궁금하십니까? 일반적인 규칙은 계정 번호, 생년월일, 처녀 이름, 암호 및 핀, 서명 및 사회 보장 번호와 같은 정보를 파쇄해야하는 모든 것입니다.
다시 말하지만, 그것들은 뇌 기능이 없다.
기본 사항은 다음과 같습니다.
문서가 여전히 "활성"상태 인 경우 즉, 참조 용으로 문서를 붙잡고 간단한 가정 접수 시스템을 구축해야합니다. 즉, 주제별로 문서를 작성한 다음 더 이상 사용하지 않으면 파쇄합니다.
파쇄 할 서류
이 문서가 완성되어 더 이상 필요 없으면 여기에서 파쇄해야 할 것이 있습니다 (서류 작업과 같은 모든 것 - 단지 재활용 만 할 수 있습니다).
ATM 영수증
계좌 내역서
출생 증명서 사본
취소 및 무효 수표
신용 카드 청구서
신용 보고서
운전 면허증 (만료)
모든 신원을 확인하는 고용 서류
만료 된 여권과 비자
투자 계정 번호
법률 문서
투자, 주식 및 부동산 거래
서명이있는 항목 (임대, 계약서, 편지)
화물 태그
의료 및 치과 기록
사회 보장 번호가 적힌 논문
비밀번호 또는 PIN 번호
급여 명세서
사전 승인 된 신용 카드 응용 프로그램
계좌 번호, 신용 카드 번호 또는 기타 식별 정보가 포함 된 영수증
세금 양식
그들에 대한 정보를 가진 성적 증명서
여행 일정
사용한 항공권
유틸리티 요금 (전화, 가스, 전기, 수도, 케이블 TV, 인터넷)
이러한 서류를 보관하고 더 이상 필요하지 않을 때 파쇄 할 수 있도록 융통성있는 서류 정리 시스템을 갖추어야합니다.
당신이 지키고 자하는 모든 것은 행동하고, 조직하고, 제출해야합니다. 나는 집에 파일 시스템을 좋아한다.