7 단계로 집 접수 시스템을 구성하는 방법

07 년 1 월

영원히 당신을 위해 일할 종이 서류 정리 + 저장 시스템을 설치하는 방법

투쟁은 사실입니다. 서류 및 종이 깔깔 거림을 관리하는 것이 구덩이입니다. 그래서 당신이 실제로 사용할 쉽고, 집안일이 가능한 집 파일 시스템을 설치하는 것이 중요합니다. 오늘날, 우리가 함께 할 일입니다.

골

평생 동안 실제로 사용할 가정용 파일 시스템을 설정하는 방법을 배우십시오. 라이프 스타일 변화에 유연하게 적응할 수 있어야하며, 실제로 그렇게 유지해야 할 필요가 있습니다.

필요한 것

• 파일 캐비닛 또는 파일 함
• 파일 폴더 매달리기 (위 사진 에서처럼 색상이있는 폴더가 마음에 듭니다)
• 데스크탑 파일 홀더
• 슈레더
• 재활용 빈
• 파일 폴더
• 라벨 제작자 또는 펜

타이밍

이것은 주말 프로젝트입니다. 우리는 일 / 학교 등의 긴 하루를 보낸 후 1 주일 후에 이것을 시작하지 않는 것이 좋습니다. 토요일이나 일요일 아침에 커피 나 홍차 한 잔, 그리고 let 's get-this-done 태도로 시작하십시오.

07 년 2 월

한 곳에서 모든 논문을 모으십시오.

가정용 파일 시스템을 설정하는 첫 번째 단계는 모든 파일과 서류를 동일한 공간에 집계하여 정렬, 재활용 및 분쇄 할 수 있도록하는 것입니다. 한 곳에서 모든 것을 갖는 데에는 다음과 같은 이점이 있습니다.

1. 현재 작업에 집중할 것입니다. 시도 할 때 (서류 제출과 같은) 흥분하지 말아야 할 일, 다른 새로운 프로젝트를 시작하고 방황 할 수있는 일을 성취하십시오. 여기에 나열된 모든 소모품과 모든 서류를 한 곳에서 가지고 있다면, 당신은 정말로 변명의 여지가 없다.
2. 너는 더 철저 할거야. 집 청소를하는 것은 세탁실에서 잊어 버린 종이를 찾을 때 몇 주 후 작업을 반복하지 않아도된다는 것을 의미합니다.

서류를 찾으려면 몇 군데 (탁상용 서랍, 서류 정리 캐비닛 및 우편함 제외) :

1. 거실. 우리는 종종 그들과 함께 할 일에 대한 생각이 없기 때문에 종이를 거실에 쌓아 놓는 경향이 있습니다. 이것이 왜 당신이 항상 나의 우편함에 무엇을 할 지 모를 종이를 올려 놓는 이유입니다.
2. 가방 . 백팩, 작업용 가방, 핸드백, 체육관 용 가방 및 여행 가방.
3. 주방. 종이 더미는 부엌에서 끝내는 길을 가지고있다. 이것은 주방이 종종 문을 통과 할 때 우리가 향하는 첫 번째 장소이기 때문입니다.

그럼, 모든 서류를 모은 다음 ...

5 개의 더미를 만들 수있는 딱딱한 표면을 가진 좋은 지점을 선택하십시오. 부엌 테이블, 객실 침대 또는 책상이 충분히 큰 경우이 수 있습니다. 표면이 충분히 크지 않으면 플로어도 작동합니다.

더미가 너무 많아서 쓰레기 더미가 쓰러지면 상자 나 골판지 상자를 사용하십시오. 실수로 "작물"상자에 작년 세금 신고서를 버리는 등 실수로이를 구분하고 분리하지 않도록 라벨을 지정하십시오.

03 / 07

5 가지 카테고리로 논문 분리

이제 비즈니스에 임할 때입니다. 각 종이를 만져서 그것에 대해 결정해야합니다.

규칙 : 각 종이에 대해 결정을 내려야 합니다 . 다음 5 가지 범주 중 하나로 이동합니다.

1. 조치 : 조치를 취한 다음 폐기해야하는 보고서. 아래 카테고리에서 언급 한 내용과 "가구"를 혼동하지 마십시오. 가정용 문서는 영구적으로 보관되며, 작업 파일은 한 번 사용 된 다음 폐기됩니다.
   예 : 초대장, 주차권, 약속 알림, 숙제, 청구서 등

2. 자료실 : 교수형에 처해야하는 논문이나 문서이지만 1 년에 두 번 이상 참조하거나 사용할 필요가 없습니다.
   예 : 세금 신고서, 의료 기록, 학업 기록, 배심원 의무, 증서, 임대 계약서에 등 록한 증거.

3. 세대 : 귀하의 집 (및 인생)을 계속 운영하는 데 사용하는 서류입니다.
   예 : 쿠폰, 요리법, 사용 설명서, 이번 해의 영수증, 다가오는 여행 관련 서류 등

4. 재활용 : 위의 범주에 속하지 않으며 개인 정보가 포함되지 않은 논문 및 문서.
   예 : 정크 메일, 더 이상 관심이없는 세미나의 워크 시트, 신문, 잡지, 필요없는 숙제, 사용한 봉투 등

5. Shred : 카테고리 1-3에 속하지 않지만 개인 식별 정보가 포함 된 논문 및 문서.
   예 : 신용 카드 제안, 구좌 명세서, 청구서 등

04 / 07

Declutter + 더 이상 필요없는 문서 및 파일 삭제

당신의 가장 큰 더미는 재활용 될 것입니다. 먼저 재활용하십시오 - 여기서 다루는 대상은 가능한 빨리 처리 할 용지의 양을 줄이는 것입니다.

다음으로, 파쇄기를 파쇄하십시오 - 이것은 당신의 이름과 주소를 넘어서서 당신을 식별하는 것을 포함해야합니다.

또는 컨테이너 스토어 (Container Store)의 Guard Your ID Roller는 매우 공정하게 가격이 책정되며 슈레더 잼에 지장이있는 사람들에게는 매우 실용적입니다. 이 방법을 사용하면 신분증 정보에 스탬프를 찍고 분쇄 대신 개인 정보가 포함 된 메일 및 문서를 재활용 할 수 있습니다.

이제 당신은 쓰레기통을 던져 버렸습니다. 다음과 같은 시스템을 설정해야합니다.

1. 사용하기 쉽기 때문에 실제로 사용하게 됩니다.
2. 삶의 변화와 새로운 프로젝트를 수용 할 수있을 정도로 유연합니다. 과,
3. 보안이 유지되면 빠른 것을 찾아야 할 때 찾을 수 있습니다.

여기의 아름다움은 집이나 사무실에서 들어오고 나오는 용지의 양에 따라이 범주를 더 줄일 수 있다는 것입니다.

07 년 5 월

가정 신고 시스템을위한 보관 파일 설정

어떤 서류를 보관 파일에 보관할지는 매우 쉽습니다. 이것들은 당신이 소유 한 가장 중요한 논문입니다. 그들은 당신과 당신의 가족이 존재한다는 것을 증명해 주며, 세금을 내고, 집과 차를 소유하고, 대학을 졸업하고, 여권이나 비자로 자국 밖에서 여행 할 수 있습니다. 사업자이거나 둘 이상의 부동산을 소유하고 있다면이 파일은 더 커질 것입니다.

이 파일에 보관할 기본 사항은 다음과 같습니다.

• 세금 환급
• 의료 기록
• 학업 기록
• 당신이 배심원 임무를 수행했다는 증거
• 증서
• 임대
• 계약
• 여권
• 그래서 보안 카드
• 고용 기록
• 세례 증명서
• 생명 보험 / 퇴직 문서

이러한 서류를 레이블이있는 폴더의 파일 함에 보관하십시오. 안전을 지키기 위해 더 많은 "물건"을 구입하기 시작하면 방화 상자를 구입하는 것이 좋습니다.

앞으로 자주 사용하는 파일 (일 년에 몇 번)을 앞에 두십시오. 이 공간을 과도하게 조직하려는 충동에 저항하십시오. 너무 구체적으로 표현하면 실제로 필요할 때 찾을 수 없기 때문에 어렵습니다. 일반적으로 아카이브 파일에 담그면 정말 종이 조각이 필요하므로 가능한 한 쉽게 만들 수 있습니다.

여기 내 카테고리가 있습니다 :

• 학생
• 차
• 고용
• 재정
• 건강
• 신분증
• 보험
• 부동산

알파벳 순으로 구성하지만 ID 파일을 미리 보관하십시오. 출생 증명서, 여권, 사회 보장 카드, 침례 증명서 등이 있습니다. 이것은 또한 결혼 면허증을 유지해야하는 곳이기도합니다.

이 서류를 보관하려면 50 달러 미만의 높은 보안 증서 상자를 강력히 고려하십시오 *. 또 다른 옵션은 High-Security Prescription Box입니다. 이 제품은 의약품 용으로 설계되었지만 여러 장의 손에 쥘 수있는 서류를 쉽게 보관할 수 있습니다.

자신의 DIY 파일을 직접 설정할 수도 있고 FileSolutions Home Filing System을 사용할 수도 있습니다.

*이 파일을 잃어 버리면 등록 기관,시 /도 서기관, 교육 기관 등에서 많은 돈을 지불해야하므로 $ 50은 가치 있고 현명한 투자입니다.

07 년 6 월

가정용 파일 배열

가정용 파일에 저장해야하는 내용에 대한 경험상 좋은 규칙이 있습니다. 나중에 필요할 수도 있지만 지금 당장은 조치를 취할 필요가 없으며 보관 파일에 속하지 않습니다. 자신의 가정용 파일 (가정용 통합 문서)을 예제로 사용하면이 파일에 저장할 내용과 그렇지 않은 내용을 더 잘 이해할 수 있습니다.

먼저, 파일 상자 나 저장소 대신 섹션과 바인더를 사용하여 쿠폰과 기프트 카드 같은 것을 저장하는 바인더를 만들었습니다. 이 바인더를 사용하고 다음 섹션을 사용할 수 있습니다.

• 쿠폰 / Groupons
• 기프트 카드
• 다가오는 여행 / 여행을위한 서류
• 제출 한 환불 및 수표 수령을 기다리고 있습니다.
• 어플 라이언 스나 대형 가구와 같은 대형 티켓의 영수증
• 모든 보상 카드에 사용할 수있는 주머니가 있어야합니다.
• 다가오는 프로젝트를위한 참고 및 참고 자료
• 조리법 *
• 세금 영수증
• 자동차 / 주택 / 임차인 보험

아마도 대부분의 내용을 Evernote 계정으로 스캔 할 수는 있지만 필요할 때 다시 인쇄해야 하므로이 노트에 파일을 작성하고 가정용 통합 문서라고합니다.

* 언젠가 돌아가고 싶지만 아직 가지고 싶지 않은 요리법에 대해서는 별도의 파일을 보관하십시오.

07 년 7 월

활동 파일 설정

조치 파일은 조치를 취한 다음 폐기해야하는 서류입니다. 영구적으로 또는 장기간 (1 개월 이상) 제출해야하는 모든 서류 또는 서류는 아마도 가정용 파일에 속할 것입니다.

작업 파일은 다음과 같습니다.

• 한 번 사용 된 다음 폐기됩니다. 또는,
• 조치를 취하기 위해 대기중인 파일.

상자를 사용하여 특히이 용지를 보관하십시오.이 상자를 사용하는 것이 좋습니다. 화려한 색과 생각으로 주황색을 선택하십시오. 주당 적어도 한 번은 상자를 통과하게됩니다. 또한 메일 관리에 도움이되는 In Box 로도 사용할 수 있습니다.

다음은 Action 파일에 보관할 내용의 예입니다.

받는 메일 :

• 우편으로받은 모든 것은이 파일에 저장됩니다.
• 누군가 손에 들고있는 종이 조각이나 핸드백에 넣은 종이 조각이 여기에 들어갑니다.

일정 항목 :

• 다가오는 이벤트 및 함께 제공된 방향이나 응답 카드 초대장
• 지불하고 나서 분쇄하거나 재활용하는 청구서
• 허가권이 서명하도록
• 약속 알림

지불 항목 :

• 지불 할 주차권
• 지불 할 금액

아이템 기다리는 시간 :

• 돌아 오기로 결정한 경우 최근에 구입 한 물품에 대한 영수증. 예를 들어, Amazon에서 패키지를 가져온 경우, 제품이 작동하지 않고 반환해야하는 경우를 대비하여이 보관함에 포장 전표를 던지십시오. 귀하가받는 다른 패키지들도 마찬가지입니다.
• 기다리고있는 물건에 대한 영수증. 예를 들어 보험 회사에 청구서를 제출하고 환급을 기다리는 중이라면이 파일에 기록됩니다. 반환 한 항목이 은행 명세서 또는 신용 카드 청구서에 나타나기를 기다리는 경우이 상자에 표시됩니다.

이 파일을 더 많은 범주로 나눌 수 있지만,이 상자에있는 모든 것을 던져 버리고 일주일에 한 번, 두 번 또는 세 번 반복하면됩니다. 그 시점에서 더 이상 필요없는 것을 재활용하거나 파쇄하거나, 아카이브 또는 가정에 속한 것을 제출하고, 대응해야하는 모든 것을 제출할 수 있습니다. 목표는이 파일을 가능한 작게 유지하는 것입니다.

하지만 ... 트릭은 적어도 일주일에 한 번, 이보다 더 자주이 파일을 검토해야한다는 것입니다. 개인 주간 조직 루틴 에이 작업을 추가하는 것이 좋습니다.이 방법을 사용하면 일주일에 한 번씩 비교적 적은 양의 서류를 제출하고 보관할 수 있습니다.