직장에서 나는 주로 비영리 단체를 위해 통신 업무를하고 있습니다. 우리가해야 할 일의 일부는 내외부 커뮤니케이션을위한 전략을 마련하는 것입니다. 여기에는 현재 조직에서 향후 6 개월 이내에 계획하고있는 사무실 이전 계획을 수립 하는 것도 포함됩니다.
사무실 이동을 계획하는 데 많은 단계가 있다고 생각할 수도 있지만 의사 소통을 고려할 시간이 없다면 직원과 고객 모두가 알 수있는 확고한 전략을 수립하는 데 하루 또는 이틀 정도 걸릴 것입니다. 다가오는 변경 사항 중
직원들이 이동의 영향을 직접 받기 때문에 직원부터 시작합시다.
내부 통신에는 다음과 같은 주요 메시지가 포함되어야합니다.
- 명확한 타임 라인 : 이동의 모든 주요 단계를 나열하여 모든 사람이 언제 무엇을 기대해야하는지 알 수 있도록하십시오.
- 포장 지침 : 이동을 위해 사무실이나 큐비클 을 포장 하는 방법에 대한 지침을 직원에게 제공하십시오. 여기에는 포장 재료 를 얻을 수있는 곳, 포장에 대한 책임 및 마감일이 포함되어야합니다.
- 사무실 폐쇄에 대한 사전 통지 : 이동 중에 사무 장비 및 가구의 최종 포장 및 이동 을 가능하게하려면 사무실을 닫아야 할 수 있습니다. 직원들이이 날짜와 이동 중에 비즈니스가 계속 될지 그리고 이것이 어떻게 그들의 작업 일정과 작업량에 영향을 미치는지에 대해 알고 있는지 확인하십시오.
- 새로운 사무실 계획 : 직원은 새로운 공간이 어떻게 보이고 사무실이 어떻게 구성 될지 일찍 알기를 원할 것입니다. 그들은 여전히 자신 만의 공간을 갖게 될 것인가 아니면 지금은 칸막이 또는 개방형 평면에있을 것인가? 직원에게 작업 공간이 어떻게 변할 수 있는지 알릴 수있는 방법을 마련하십시오.
- 새로운 위치, 주차 및 출퇴근 옵션 : 직원이 새 위치에 대해 필요한 모든 정보를 제공하여 새로운 공간으로 이동할 수 있도록 준비하십시오.
모든 주요 메시지를 결정했으면 이러한 메시지를 가장 잘 전달할 수있는 방법을 결정해야합니다. 사용하는 방법은 메시지 유형에 따라 결정되어야합니다.
예를 들어, 타임 라인은 회사 인트라넷을 통해 쉽게 전달 될 수 있습니다. 반면에 질문이 대답되고 답변 될 수 있도록 직원 회의에서 사무실 폐쇄가 가장 잘 제시 될 수 있습니다.
직원들에게 목표를 전달하는 방법 :
- 인트라넷 : 인트라넷 이있는 회사 또는 조직의 경우 일반적으로 대부분의 메시지에 가장 적합한 플랫폼입니다. 모든 직원에게 전달되는 파일 및 정보를 쉽게 업데이트 할 수 있습니다.
- 직접 회의 : 메시지가 무엇이든, 직원 회의는 발표를하고 직원들에게 완전한 토론 기회를 제공 할 수있는 좋은 장소입니다. 또한 회의 시간을 사용하여 정보가 전달되는 방법을 검토하여 직원에게 알릴 수 있도록 알릴 수 있습니다.
- 이메일 : 이메일은 쉽지만 정보를 전달하는 가장 좋은 방법은 아닙니다. 사람들이 필요로 할 때 정보를 찾을 수없는 많은 이메일을 발송하고 싶지는 않습니다. 전자 메일을 사용하는 경우 전자 메일을 사용하여 사람들이 정보를 얻을 수있는 위치를 알 수 있도록하십시오.
- 공통 폴더 : 인트라넷이없는 경우 모든 사람이 액세스 할 수있는 네트워크 드라이브에 공용 폴더를 만드는 것이 사람에게 액세스 할 수있는 정보를 저장하는 가장 좋은 방법입니다.
- 게시판 : 정보가 게시되는 실제 공간은 할 수있는 좋은 일입니다. 사람들은 자주 그것을 확인할 수있을뿐만 아니라 사람들이 자신의 관심사를 모으고 토론 할 수있는 장소를 제공합니다.